Makalah Manajemen Proyek di STMIK Himsya

“Makalah  Manajemen Proyek”
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek

           

Nama               : Diny Istyanto SN

NIM                : 1110S0345

Jurusan            : SI (Sistem Informasi)

Semester          : VI (Enam)

SEKOLAH  TINGGI  MANAJEMEN FORMATIKA DAN KOMPUTER

HIMSYA

SEMARANG

2013

Kata Pengantar

Puji syukur saya panjatkan kepada Alloh SWT yang telah memberikan rahmat serta karunianya kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan Makalah ini dengan tepat Waktu yang berjudul Manajemen Proyek

Makalah ini berisikan tentang informasi pengertian Manajemen Proyek. Diharapkan Makalah ini dapat membemberikan informasi kita semua tentang Manajemen Proyek. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna,oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata saya sampaikan terimakasih.

                    Penulis

                                                                                           (Diny Istyanto SN)

DAFTAR ISI

Kata pengantar ........................................................................................................ 2

Daftar isi.................................................................................................................. 3

Pendahuluan............................................................................................................. 4

1.    Pengertian Manajemen proyek................................................................................ 4

2.    Definisi proyek dan tujuan manajemen proyek....................................................... 5

3.    Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan proyek......................................... 6

4.    Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan proyek ............................................ 8

5.    Metodologi Manajemen Proyek ........................................................................... 10

6.    Pengertian manajemen resiko................................................................................ 10

Kesimpulan............................................................................................................ 15

Pendahuluan

1.      Pengertian Manajemen Proyek

Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan system informasi. Ada tiga garis besar  untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan

Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).

2. Penjadwalan

Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi  dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.

3. Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

2.      DEFINISI PROYEK

Sebuah Proyek Adalah :

Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

Tujuan manajemen Proyek :

1. tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan properti)
2. bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor publik atau pemerintahan)

berdasarkan tujuan di atas  dapat disimpulkan bahwa manajer proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai   dan kapan proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat, sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan nilai guna (value in use)

3.      FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PROYEK

1. Misi Proyek

Berupa penentuan tujuan utama proyek dan menentukan arahan serta aturan umum yang akan digunakan dalam operasionalisasi proyek.

Tujuan :

Memberikan penjelasan kepada seluruh tim anggota proyek yang terlibat dalam operasional proyek

2. Dukungan Top Manajemen

Berupa kesediaan untuk menyediakan sumber daya dan wewenang demi kesuksesan proyek, karena top manajemen berperan sebagai tutor dan fasilitator dalam mengimplementasikan rencana terhadap tujuan organisasi

Tujuan

Top manajemen mempunyai komitmen terhadap kesuksesan proyek

3. Rencana Proyek

Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci dari tahap ke tahap dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk menjamin  proyek dapat terlaksana dengan efektif

-          Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek

-          Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis maupun ekonomis

4. Konsultasi dengan pelanggan

Memberikan gambaran hasil yang dibutuhkan oleh pelanggan yang akan menjadi pemakai hasil proyek

Tujuan

Untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan proyek

5. Pelaksana

Merupakan suatu peran yang menentukan keberhasilan suatu proyek

Tujuan

Untuk melakukan rekrutmen dan seleksi tenaga kerja sesuai dengan keterampilan pelaksanaan proyek

6. Tugas-tugas teknis

Ketersediaan peralatan, teknologi, dan keahlian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek

Tujuan

-          Menyediakan tenaga operasionalisasi proyek sesuai dengan kebutuhan

-          Memanfaatkan peralatan teknologi dan keterampilan dalam menjalankan pekerjaan

7. Kepercayaan Pelanggan

Merupakan kesediaan menerima terhadap hasil kerja proyek

Tujuan

-          pelanggan akan menerima hasil pekerjaan proyek

-          menjaga tingkat intensitas hubungan pelaksana proyek dengan pemakai

8. Pengawasan dan umpan balik

Merupakan pengawasan menyeluruh terhadap seluruh aktifitas disetiap tahapan proyek dalam operasionalisasi proyek

Tujuan

-          Sebagai pembanding antara realisasi dengan rencana

-          Pemimpin proyek agar memiliki kemampuan untuk mengantisipasi masalah

-          Untuk menjaga penilaian pelaksanaan dan memastikan tidak ada satupun pekerjaan yang tertinggal

9. Komunikasi

Interaksi informasi dan data terkini untuk seluruh pelaku dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk memfasilitasi masing-masing variabel  penentu kesuksesan proyek

-          Untuk memberikan informasi yang terbaru antara pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek

10. Pemecahan Masalah

Kemampuan untuk menangani keadaan kritis yang tidak diharapkan

Tujuan

-          Agar mampu mengendalikan jika terjadi penyimpangan dan yang direncanakan

-          Perlunya mekanisme pemecahan masalah yang ditetapkan dalam rencana operasional proyek.

-          Untuk mempermudah menejer proyek dalam mengatasi masalah dan mengatasi masalah potensial yang timbul

  

4.      FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN PROYEK

1. Teknologi

Teknologi merupakan bagian dari proyek yang mempunyai dampakbesar pada kesuksesan proyek

Teknologi yang digunakan manajemen atau tim proyek antara lain :

a.       Mengukur kemajuan proyek

b.      Mempunyai ide-ide umum dari teknologi yang dapat mewujudkan sesuatu yang diharapkan

c.       Tidak menjadi halangan ketika langkah dan perkembangannya lambat

2. Organisasi

Faktor-faktor organisasional yang berdampak pada kelangsungan hidup proyek

Faktor-faktor organisasional yang dimaksud diantaranya adalah :

a.      Internal competition

Untuk memberikan motivasi tim proyek dan juga sumber daya yang berkualitas

b.      Managemen support and the Company’s market strategi

Berperan sebagai penyedia sumber daya, pengarah pelaksanaan proyek dan fasilitator dalam mengimplementasikan tujuan organisasi

3. Kekuatan-kekuatan Pasar

Persaingan perusahaan di dalam pasar berpengaruh kuat pada kelangsungan proyek baru maupun proyek yang adakan datang

4. Perencanaan

Merupakan faktor penting dagi kegagalan dan kesuksesan proyek

Kegunaan :

a.       mengurangi resiko dan meningkatkan kualitas

b.      sebagai dasar perencanaan dan pengoranisasian yang lebih efektif dari pengalaman tim proyek

5. Tim Proyek

Kemampuan tim dalam melaksanakan kinerja dalam sebuah tim yang akan memiliki komitmen dan spesifikasi sesuai dengan persyaratan yang diperlukan proyek

Tujuan :

a.       Memberikan komitmen

b.      Aantusias

c.       Melakukan koordinasi

d.      Menyelesaikan konplik yang timbul

6. Faktor Ekonomi

Merupakan frekuensi perputaran investasi yang dapat menunjukkan kesusesan dan kegagalan sebuah proyek

Tujuan :

a.       agar proyek mampu mengembalikan invertasi dengan cepat, sedang atau gagal

b.      perusahaan membuat ukuran baku berkaitan dengan kondisi financial (pendapatan)

c.       melakukan evaluasi setiap akhir proyek

7. Lain-lain

Faktor-faktor lain yang dapat berpengaruh terhadap kesuksesan dan kegagalan dalam sebuat proyek

Contoh :

a.       peraturan pemerintah yang baru

b.      masalah-masalah yang berkaitan dengan hak paten kepemilikan

c.       pengaruh lingkungan baru.

5.      METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

Merupakan sebuah model untuk menjelaskan hubungan antara faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan operasionalisasi proyek.

Kesuksesan proyek ini didukung dengan 3 variabel yaitu :

1. implementataion process

kesuksesan operasionalisasi proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          jadwal

-          anggaran

-          kepuasan pelanggan

2. perceived value of project

persepsi manfaat proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          pemecahan masalah bagi pelanggan

-          peningkatan pengambilan keputusan

-          pengaruh positif

-          peningkatan aktivitas

3. client statisfaction

kepuasan pelangganm diukur dengan variabel

-          pelaksanaan proyek

-          penggunaan oleh pelanggan

-          manfaat pelanggan

DIAGRAM METODE MANAJEMEN PROYEK

 

6. Pengertian Manajemen Resiko

Definisi Manajemen resiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: P enilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.
Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan risk manajemen melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam menghadapi risiko, setiap orang memiliki cara yang berbeda-beda. Ada beberapa cara pengelolaan risiko yang

bisa kita gunakan untuk mengendalikan tingkat risiko financial yang dihadapi, yaitu :

1.Menghindari Risiko (Avoiding Risk)

Cara pengelolaan risiko yang paling mudah dilakukan adalah menghindari risiko sama sekali.

Contoh : untuk menghindari risiko jatuh sakit, maka seseorang akan menjaga stamina tubuh dengan mengkonsumsi makanan yang sehat dan bergizi, berolah raga secara teratur dan tidak merokok serta tidak mengkonsumsi minuman beralkohol.

2. Mengendalikan Risiko (Controlling Risk)

Kita dapat berusaha mengendalikan risiko dengan mengambil langkah-langkah preventif untuk mencegah dan mengurangi risiko tersebut.

Contoh : untuk mengurangi risiko kecelakaan saat membawa kendaraan, maka seseorang akan memastikan bahwa kondisi ban, rem, kopling dan mesin dalam keadaan baik, memakai pengaman, berhati-hati

dan mematuhi rambu lalu lintas.

3. Menerima Risiko (Accepting Risk)

Secara sederhana menerima risiko sama dengan menanggung seluruh tanggung jawab financial atas risiko yang terjadi tersebut.

Contoh 1 : seseorang tidak mengasuransikan rumahnya terhadap risiko kebakaran, dan akan bersedia menanggung kerugian jika terjadi risiko kebakaran terhadap rumahnya.

Contoh 2 : seseorang tidak mengasuransikan kendaraannya terhadap risiko kecelakaan, dan akan bersedia menanggung kerugian jika terjadi risiko kecelakaan terhadap kendaraannya.

Contoh 3 : seseorang tidak mengasuransikan jiwa & raganya terhadap risiko kesehatan, dan akan bersedia

menanggung kerugian jika terjadi risiko kesehatan terhadap jiwa & raganya.

4. Mengalihkan Resiko (Transfering Risk)

Apabila seseorang mengalihkan risiko ke pihak lain, maka ia mengalihkan tanggung jawab financial atas risiko tersebut ke pihak lain, yang umumnya atas dasar pemberian imbalan. Cara yang paling umum bagi seseorang, keluarga atau perusaaan untuk mengalihkan risiko adalah dengan membeli pertanggungan asuransi.

Risiko kerugian financial tersebut:

dialihkan ke perusahaan asuransi, dan apabila terjadi sesuatu kerugian yang spesifik, perusahaan asuransi tersebut akan membayarkan sejumlah uang, asalkan perusahaan asuransi tersebut telah menerima sejumlah uang, yang disebut sebagai premi.

Contoh  managemen proyek & resiko:

1. Proyek Pembuatan Jalan Tol Proyek pembuatan jalan tol ini termasuk proyek yang besar. Proyek jalan tol ini dibuat untuk menanggulangi kemacetan walaupun sampai sekarang belum maksimal juga mengatasi kemacetan. Salah satu proyek pembuatan jalan tol yaitu jalan tol padaleunyi, jalan tol ini harus dibuat dengan perhitungan yang benar karena struktur tanah yang labil dan mudah longsor dan jalannya pun yang naik turun. Resiko proyek ini yaitu jika perhitungannya tidak benar atau tanah yang berada di bawahnya longsor akan terjadi amblesnya jalan tol tersebut dan mengakibatkan kecelakaan.

2. Proyek Pembuatan Jembatan Proyek pembuatan jembatan ini termasuk proyek yang besar. Proyek pembuatan jembatan ini dibuat untuk menyebrangi kali atau sungai dan laut. Salah satu contohnya pembuatan jembatan Suramadu, jembatan ini adalah jembatan untuk menyebrangi laut dari Surabaya ke Madura maupun sebaliknya, jembatan ini harus dirancang dengan baik dan diperhitunkan dengan benar dan harus dengan bahan-bahan yang bagus dan juga harus dikerjakan dengan orang-orang terbaik. Resiko proyek ini adalah jika ada baut yang ilang atau bahan bahan yang tidak bagus maka jembatan akan rubuh

Kesimpulan

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar  dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Ada tiga garis besar yang dibahas untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan

2. Penjadwalan

3. Pengendalian Proyek

Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.